Arkivrutiner for tilbud
Saksdokumentasjon for hver anskaffelse skal registreres i saksbehandlersystemet vårt ESA. Det skal oppbevares samlet, systematisk ordnet i arkivet og under slike forhold at innholdet ikke er tilgjengelig for uvedkommende.
Ovenstående gjelder under alle faser av anskaffelsen, også etter at de aktuelle kontrakts-/ avtaleforhold er avsluttet.
Forøvrig gjelder krav til oppbevaring av saksdokumentasjon slik det fremgår av lover og forskrifter.
- Saksbehandler leverer liste over tilbud med vedlagt utlysningstekst til post/arkiv. Arkivet registrerer utlysningsteksten i ESA og noterer saksnr på lista. Hvis saksnr. finnes fra før, fører saksbehandler det på lista.
- Avdeling service mottar tilbudene og noterer nr., navn og mottatt dato for tilbud på lista. Konvolutten skal merkes med nr, dato og signatur.
Kvittering for mottatt tilbud leveres leverandør hvis de forlanger det.
Lista leveres til arkivet for registrering og skanning etter innleveringsfrist.
- Tilbudspapirene legges i velvet og blir hentet av saksbehandler etter utgått frist. Kopi av lista legges ved tilbudspapirene.
- Etter tilbudssåpning leverer saksbehandler tilbudene til arkivet som registrerer tilbudsbrevene i ESA (ikke alle tilbudsdokumentene). Tilbudsbrevet skjermes med kode. Off.l. § 23. Avsender skjermes. Det opplyses i kommentarfeltet i saken hvor dokumentene oppbevares.
- Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til post/arkivtjenesten for journalføring (skanning).
- Når leverandøren er valgt – skal alle tilbudsbrev og protokoller avgraderes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal aldri offentliggjøres.
- Svarbrev til tilbydere registreres i ESA.Brev til tilbyderne om at de ikke vant tilbudsrunden, skjermes ikke etter som forretningshemmeligheter ikke røpes i disse brevene.
- Avtaledokumentet på den som vinner tilbudet sendes til post/arkiv tjenesten for journalføring (skanning).
- Alle byggemøtereferat, endringsmeldinger og ellers post som gjelder saken skal registreres i ESA.
